1. Kto je prevádzkovateľom osobných údajov

Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť pôsobiaca pod značkou Finlinea:

Obchodné meno: Finlinea s.r.o.
Sídlo: Jarošova 2961/1, 831 03 Bratislava
IČO: 43853528
DIČ: 2022499908
IČ DPH: SK2022499908
Zápis v registri: Obchodného registra Mestského súdu Bratislava III, vložka č.: 58907/B
Kontaktný e-mail: info@finlinea.sk
Telefón: 0918036022

Ďalej len „Finlinea“, „prevádzkovateľ“ alebo „my“.

Tieto zásady vysvetľujú, ako spracúvame osobné údaje návštevníkov nášho webu, záujemcov o služby, klientov a ich kontaktných osôb, účastníkov podujatí, odberateľov noviniek a osôb, ktoré oslovujeme v súvislosti s našimi službami.

Pri spracúvaní postupujeme podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679, ďalej len „GDPR“, zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a ďalších príslušných právnych predpisov.

Ak pri konkrétnom projekte spracúvame osobné údaje v mene klienta a podľa jeho pokynov, vystupujeme ako sprostredkovateľ. Takéto spracúvanie sa riadi osobitnou dohodou s klientom. Tieto zásady nenahrádzajú informačné povinnosti klienta ako prevádzkovateľa.

2. Odkiaľ získavame osobné údaje

Osobné údaje získavame predovšetkým priamo od Vás, napríklad pri odoslaní kontaktného formulára, e-mailovej alebo telefonickej komunikácii, rezervácii konzultácie, objednaní služby alebo prihlásení na podujatie či odber noviniek.

Pracovné kontaktné údaje môžeme získať aj od organizácie, ktorú zastupujete, od klienta alebo partnera v súvislosti s konkrétnou spoluprácou, prípadne z verejne dostupných zdrojov, najmä z oficiálnych webových sídel organizácií.

Ak osobné údaje nezískame priamo od Vás, informujeme Vás o ich spracúvaní a zdroji najneskôr do jedného mesiaca od ich získania. Ak Vás kontaktujeme alebo údaje poskytujeme ďalšiemu príjemcovi skôr, informácie poskytneme najneskôr pri tomto prvom kontakte alebo poskytnutí, pokiaľ sa neuplatňuje zákonná výnimka.

Technické údaje môžu vznikať aj pri návšteve webu. Používanie cookies a podobných technológií vysvetľujeme v bode 11. Cookies.

3. Na aké účely a na akom právnom základe údaje spracúvame

3.1. Vybavovanie dopytov a rezervácia konzultácií

Spracúvame najmä meno a priezvisko, e-mailovú adresu, telefónne číslo, názov organizácie, pracovné zaradenie, obsah dopytu a údaje potrebné na dohodnutie konzultácie alebo prípravu ponuky.

Ak o službu žiadate vo vlastnom mene ako fyzická osoba, právnym základom sú kroky pred uzatvorením zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Ak komunikujete v mene organizácie alebo ide o všeobecný dopyt, právnym základom je náš oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR na vybavovaní požiadaviek a komunikácii so záujemcami.

Ak nevznikne spolupráca ani nepokračuje konkrétne rokovanie, údaje uchovávame najviac 12 mesiacov od vybavenia dopytu.

3.2. Poskytovanie služieb a správa spolupráce

Spracúvame identifikačné a kontaktné údaje klientov a ich zástupcov, údaje zo zmlúv a objednávok, pracovnú komunikáciu a podklady potrebné na poskytovanie poradenských a administratívnych služieb.

Pri klientovi, ktorý je fyzickou osobou, je právnym základom plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Pri zástupcoch a kontaktných osobách právnických osôb je právnym základom náš oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR na riadnom poskytovaní služieb a správe obchodných vzťahov.

Údaje uchovávame počas spolupráce. Po jej skončení ponechávame iba údaje potrebné na splnenie zákonných povinností, preukázanie poskytnutých služieb alebo ochranu právnych nárokov.

Pri projektovej dokumentácii zohľadňujeme aj pravidlá uchovávania vyplývajúce z príslušného programu financovania a dohodnutej služby. Dokumentáciu spracúvanú výlučne v mene klienta uchovávame podľa dohody a jeho oprávnených pokynov.

3.3. Fakturácia, účtovníctvo a zákonné povinnosti

Identifikačné, fakturačné a platobné údaje spracúvame na plnenie zákonných povinností podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

Účtovné doklady a súvisiace záznamy uchovávame v lehotách ustanovených príslušnými predpismi, spravidla desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

3.4. Organizovanie školení, webinárov a podujatí

Spracúvame meno, kontaktné údaje, názov organizácie, údaje o registrácii a účasti a pri platených podujatiach aj fakturačné údaje.

Údaje používame na zabezpečenie registrácie, zaslanie organizačných informácií, sprístupnenie podujatia a súvisiacich materiálov. Právnym základom je plnenie dohodnutej služby podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR pri komunikácii s účastníkom zastupujúcim organizáciu.

Organizačné údaje uchovávame najviac 12 mesiacov po podujatí, pokiaľ sa na konkrétne údaje nevzťahuje zákonná povinnosť alebo odôvodnená potreba ochrany právnych nárokov.

Registrácia na podujatie sama osebe neznamená prihlásenie na odber marketingových správ. O prípadnom vyhotovovaní a použití záznamu podujatia informujeme osobitne vopred.

3.5. Odber noviniek na základe súhlasu

Na základe Vášho súhlasu Vám zasielame novinky o grantových príležitostiach, pozvánky na podujatia a ponuky služieb Finlinea.

Spracúvame e-mailovú adresu, prípadné ďalšie údaje dobrovoľne uvedené pri prihlásení a záznam o udelení súhlasu.

Právnym základom je súhlas podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR. Údaje používame do odvolania súhlasu alebo ukončenia príslušného odberu z našej strany, podľa toho, čo nastane skôr.

Súhlas môžete kedykoľvek odvolať prostredníctvom odhlasovacieho odkazu v správe alebo oznámením na info@finlinea.sk.

3.6. Oslovovanie potenciálnych a existujúcich klientov

Organizácie a podnikateľov môžeme oslovovať s relevantnými informáciami a ponukami v oblasti financovania, prípravy, realizácie a udržateľnosti projektov.

Spracúvame najmä názov organizácie, meno a pracovné zaradenie kontaktnej osoby, pracovnú e-mailovú adresu, zdroj kontaktu a nevyhnutný záznam komunikácie.

Pri spracúvaní osobných údajov na tento účel vychádzame z oprávneného záujmu podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR na primeranej propagácii vlastných služieb a nadväzovaní obchodných vzťahov. Pred oslovením posudzujeme jeho relevantnosť, nevyhnutnosť spracúvania a primerané očakávania kontaktnej osoby. Oprávnený záujem nepoužívame, ak nad ním prevažujú práva a záujmy dotknutej osoby.

E-mailové ponuky bez predchádzajúceho súhlasu zasielame iba v prípadoch prípustných podľa § 116 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách. Ide najmä o oslovovanie na zverejnené kontaktné údaje právnických osôb alebo fyzických osôb – podnikateľov. Samotné zverejnenie kontaktu nepovažujeme za udelenie súhlasu. V každej ponuke umožňujeme ďalšie oslovovanie jednoducho a bezplatne odmietnuť.

Kontakty získané z verejných zdrojov, pri ktorých nedôjde k odozve alebo nadviazaniu konkrétneho rokovania, uchovávame na tento účel najviac 12 mesiacov od získania. Samotné opätovné zaslanie ponuky túto lehotu nepredlžuje.

Pri marketingu vlastných podobných služieb založenom na kontaktoch získaných pri predaji dodržiavame príslušné zákonné podmienky vrátane limitu jedného roka od ukončenia zmluvného vzťahu.

3.7. Ochrana právnych nárokov a vybavovanie žiadostí

V nevyhnutnom rozsahu spracúvame údaje potrebné na preukázanie poskytnutia služby, riešenie reklamácií, sporov a ochranu právnych nárokov. Právnym základom je náš oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Dobu uchovávania určujeme podľa povahy nároku, príslušnej premlčacej lehoty a prípadného konania. Pri prebiehajúcom spore uchovávame relevantné údaje do jeho právoplatného skončenia a vysporiadania súvisiacich nárokov.

Údaje potrebné na vybavenie žiadostí týkajúcich sa ochrany osobných údajov spracúvame na splnenie povinností podľa GDPR, teda na základe článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

3.8. Prevádzka a bezpečnosť webu

Na zabezpečenie fungovania webu, prevenciu zneužitia a riešenie technických incidentov môžeme spracúvať IP adresu, čas prístupu, údaje o prehliadači, zariadení a technických udalostiach.

Právnym základom je náš oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR na ochrane webu, systémov a používateľov. Bežné prevádzkové a bezpečnostné záznamy uchovávame najviac 90 dní. Pri konkrétnom incidente môžu byť relevantné záznamy uchované dlhšie, ak je to potrebné na jeho vyšetrenie alebo ochranu právnych nárokov.

Voliteľnú analytiku a marketingové sledovanie, pri ktorých spracúvame osobné údaje na základe súhlasu, upravujeme podrobnejšie v bode 11. Cookies.

4. Ako odmietnuť marketing

Ďalšie obchodné ponuky môžete kedykoľvek jednoducho a bezplatne odmietnuť odpoveďou na doručenú správu alebo oznámením na info@finlinea.sk. Proti spracúvaniu svojich osobných údajov na účely priameho marketingu máte právo kedykoľvek namietať bez uvedenia dôvodu. Toto právo zahŕňa aj profilovanie v rozsahu, v akom súvisí s priamym marketingom.

Po odmietnutí alebo námietke Vaše údaje prestaneme používať na marketingové oslovovanie. Odmietnutie nemá vplyv na komunikáciu potrebnú na vybavenie Vášho dopytu, poskytnutie objednanej služby alebo splnenie zákonných povinností.

Minimálny záznam o odmietnutí uchovávame oddelene, aby sme zabránili opätovnému zaradeniu kontaktu do rozosielania. Obsahuje najmä kontaktný údaj, dátum a rozsah odmietnutia. Jeho uchovávanie vychádza z oprávneného záujmu na rešpektovaní Vašej požiadavky a trvá iba dovtedy, kým je potrebný na zabránenie opätovnému osloveniu. Potrebnosť záznamu pravidelne preverujeme.

Dôkaz o udelení marketingového súhlasu a potvrdenie jeho odvolania uchovávame na splnenie zákonných povinností najmenej štyri roky od odvolania súhlasu. Odvolanie potvrdíme najneskôr do 30 dní. Uchovávanie týchto dôkazov neoprávňuje na pokračovanie v marketingu.

5. Komu môžu byť údaje sprístupnené

K osobným údajom majú prístup oprávnené osoby Finlinea a v nevyhnutnom rozsahu aj dodávatelia zabezpečujúci prevádzku webu, hosting, e-mailovú komunikáciu, cloudové úložiská, správu klientskych kontaktov, rozosielanie noviniek, rezervácie konzultácií, účtovníctvo a odbornú podporu.

Pri prevádzke webu využívame platformu Framer a pri online rezerváciách konzultácií službu Calendly.

Ak dodávateľ spracúva údaje v našom mene, podmienky spracúvania upravujeme zmluvne. Niektorí príjemcovia, napríklad banky, advokáti alebo orgány verejnej moci, môžu vystupovať ako samostatní prevádzkovatelia.

V súvislosti s konkrétnou službou môžu byť údaje poskytnuté aj poskytovateľom financovania, kontrolným orgánom alebo ďalším oprávneným subjektom, ak je to potrebné a existuje na to právny základ.

6. Prenosy údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru

Pri používaní niektorých technologických služieb môže dochádzať k prenosom osobných údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, najmä do USA.

Pri rezerváciách prostredníctvom Calendly poskytovateľ uvádza spracúvanie v USA a využívanie rámca EU–US Data Privacy Framework. Jeho podmienky upravujú aj náhradné záruky pre prípad, že tento mechanizmus nebude použiteľný. Pri platforme Framer podmienky upravujú prenosy na základe rozhodnutia o primeranosti alebo prostredníctvom štandardných zmluvných doložiek či iných vhodných záruk podľa GDPR.

Konzultáciu si môžete dohodnúť aj priamo e-mailom alebo telefonicky bez použitia rezervačného systému.

7. Aké máte práva

Za podmienok GDPR máte právo získať prístup k svojim osobným údajom a požadovať ich opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania.

Pri automatizovanom spracúvaní založenom na súhlase alebo zmluve máte za zákonných podmienok právo na prenosnosť údajov, ktoré ste nám poskytli.

Proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme môžete namietať z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie. Pri priamom marketingu nemusíte námietku odôvodňovať.

Súhlas môžete kedykoľvek odvolať. Odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania uskutočneného pred jeho odvolaním. Jednotlivé práva sa uplatňujú podľa podmienok GDPR; napríklad právo na vymazanie neznamená povinnosť odstrániť údaje, ktoré musíme naďalej uchovávať zo zákona.

8. Ako si uplatniť svoje práva

Kontaktujte nás na info@finlinea.sk alebo písomne na adrese nášho sídla.

Žiadosti vybavujeme bez zbytočného odkladu, spravidla najneskôr do jedného mesiaca od prijatia. V zákonom stanovených prípadoch môžeme lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace; o predĺžení a jeho dôvodoch Vás informujeme počas prvého mesiaca.

Ak máme odôvodnené pochybnosti o totožnosti žiadateľa, môžeme požiadať o primerané doplnenie informácií potrebných na jej overenie.

Máte tiež právo podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu. Na Slovensku je ním:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Galvaniho 7/B
821 04 Bratislava

Predchádzajúce kontaktovanie Finlinea nie je podmienkou podania sťažnosti.

9. Dobrovoľnosť poskytnutia údajov a automatizované rozhodovanie

Poskytnutie údajov na marketing je dobrovoľné a nie je podmienkou poskytnutia služby.

Údaje potrebné na vybavenie dopytu alebo plnenie zmluvy sú nevyhnutné na uskutočnenie príslušnej komunikácie alebo služby. Bez nich nemusíme byť schopní dopyt vybaviť alebo službu poskytnúť. Poskytnutie niektorých údajov vyplýva zo zákona, napríklad pri fakturácii.

Pri činnostiach opísaných v týchto zásadách neprijímame rozhodnutia založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, ktoré by voči Vám mali právne alebo obdobne významné účinky.

10. Bezpečnosť údajov a aktualizácia zásad

Prijímame primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zneužitím alebo zmenou. Prístup k údajom obmedzujeme podľa pracovných úloh a účelu spracúvania.

Prosíme, aby ste prostredníctvom všeobecných kontaktných formulárov neposielali rodné čísla, údaje o zdravotnom stave ani iné citlivé údaje, ktoré nie sú potrebné na vybavenie dopytu. Bezpečný spôsob odovzdania osobitných projektových podkladov dohodneme individuálne.

Po uplynutí príslušnej doby uchovávania údaje vymažeme alebo anonymizujeme, pokiaľ neexistuje ďalší zákonný dôvod na ich uchovávanie.

Tieto zásady aktualizujeme pri zmene spracúvania alebo právnych požiadaviek. Aktuálna verzia je dostupná na našom webe. Zverejnenie novej verzie samo osebe nepredstavuje udelenie súhlasu ani oprávnenie používať údaje na nezlučiteľný účel.

11. Zásady používania súborov cookies

Webové sídlo finlinea.sk prevádzkuje spoločnosť Finlinea s. r. o., IČO: 43 853 528. Cookies a podobné technológie môžu slúžiť na zabezpečenie požadovaných funkcií webu a zapamätanie nastavení. Technológie nevyhnutné na poskytovanie Vami požadovaných služieb nevyžadujú súhlas; prípadné voliteľné analytické alebo marketingové technológie používame iba s Vaším predchádzajúcim súhlasom. Pred ich aktiváciou Vám poskytneme informácie o ich účele, poskytovateľoch a dobe uloženia. Voliteľné technológie môžete odmietnuť a udelený súhlas kedykoľvek odvolať. Cookies môžete spravovať aj v nastaveniach svojho prehliadača. Podrobnosti o spracúvaní osobných údajov a Vašich právach nájdete v Zásadách ochrany osobných údajov. Otázky nám môžete zaslať na info@finlinea.sk